タイトルのとおりなのですが、本当に使えないと実感しています。
もちろん私自身はそんなものは使っていないのですが、元上司が数年前に自分のPCを買い替えたとき、「セットアップしてほしい」と言うので、やってあげたのが発端です。
OS標準で付いているのでつい選んでしまう
そもそも、Windows10（11も？）には標準で「メール」というアプリがインストールされているので、当時このアプリがどれだけ極悪なのかわかっていなかった私は、安易にソレを選択してしまったわけです。なお、メールアドレスは現在の職場のもので、サーバーの管理は私がしています。
これがもう最悪なんです。
携帯と同じスタイル？
PCのアプリのクセに、メールはサーバーと常に同期するスタイルです。見えている「受信箱」「送信箱」等すべてが、同じだけサーバー上にもあるのです。
いや、携帯メールとかもそういう仕様だから、そういうものなのか？、と思わないでもないですが、やはり携帯とPCでは違うだろ、と声を大にして言いたくなります。
携帯メールに関しては、サーバーの容量とか、あまり考えたことないですよね。通信量は考えるかもしれませんが…。iMessageには動画も添付できますが、容量オーバーで送受信ができなくなった、と言う話は寡聞にして存じません。私の場合現在はY!mobileなのでキャリアメールがなく、スマホでもすべてGmailでやり取りしています。あとはiMessageかLINEですかね。
メールボックスがすぐいっぱいに
でも、PCメールでは、メールボックスがいっぱいになって送受信できない、というケースは、メールボックスに溜め込んでいけば容易に起こりえます。普通のPC用メールアプリは、サーバーを見に行ったら、メールをダウンロードした上で、サーバー上のメールを消して来ることができるため、たいてい、常時チェックしていればメールボックスはほぼカラになります。メールボックスそのものに溜め込む、というのはあまり現実的ではありません。
なので、サーバーと常に同期すると知った際に、その元上司には「メールボックスがいっぱいになると送受信できなくなりますから、とにかくこまめに消してください」とお願いしてありました。
その元上司のメールボックスには、結構な大容量を割り当てていたのですが、これが結構すぐにいっぱいになってしまって不思議に思っていました。何度か「送受信ができない」という連絡が来て、「ボックスがいっぱいです」というやり取りをして、最終的には1GBまで容量を増やしたりしました。
Gmailに切り替えることにしたが
本人曰く「いや、マメに消してるよ」とのこと。それでも、残しておきたいメールはそれなりに溜まってしまうというので、先日ついに、Gmailへの切替を提案して、それをセットアップし、やれやれと思っていたのです。この人にばかり、サーバーの容量を食わせるわけにいかないので。
その時点でも受信箱に残していたメールが相当あったので、Gmailは全部読み込むのに苦労していましたが、これで全部読み込んでくれればメールボックスもカラになるし、そうしたら割当てる容量も減らせる、万々歳だなと思っていたのです。
切り替えたのに使用量が減らない
ところが、数日経ってメールボックスの使用量を見たら、まだ半分くらい使用中なのです。
なぜ？？と疑問に思った私は、Webメールでメールボックスにアクセスしてみました。
受信箱は、カラです。何もありません。ちゃんと、Gmailさんがお掃除してくれたようです。
ではなぜ使用量が減らないのか？
FTPでメールボックスにアクセスし、中身をさらってみました。
Gmailが読み込めないアイテムが残っていた
まず、他の人のメールボックスに無いフォルダがいくつかありました。なお、他の人はグループウェアでメール送受信をしているので、シンプルな構造になっていました。
たぶん、グループウェアでメールを使っていないのは他に私だけなので、現在同じGmailを使っている私のボックスと比べてみました。そうしたら、私のボックスにもないフォルダがひとつありました。「.Deleted Items」。
えーと、普通に考えると「削除済みアイテム」なので、ここに入っているものは不要のはず。
開いてみると、その中の一つのフォルダに、大量のメールデータが入っていました。
これは…、たぶん不要なんだろうからと手動で全部消しました。
それでも、まだ使用量はあまり変わらなかったので、もう一度Webメールを確認してみたら…。
フォルダの一覧に「受信箱」「送信済み」等に混じって、「Sent Items」というフォルダがあり、開いてみると、そこにはズラリとメールタイトルが並び、試しに一つ、私宛と思われるメールを開いてみたら「Windows 10 版のメールから送信」というフッタ付きのものでした。
おそらく、例のメールアプリで作った送信済みメールが全部残っているようです。その数200通以上。だとすると、「削除済みアイテム」も、消したつもりでサーバーから消えていなかったメールなのでしょう。
そして、送信済みや削除済みの方は、Gmailで読み込んで消す、ということができなかったため、サーバーに残ってしまった、ということのようです。
普通、送信に関しては、Webメールでも使わない限り、サーバーに残っているなんて考えませんからね。盲点でした。
本来は決めた期間がすぎると勝手に消える仕様
本来は、こういうことを防ぐために、設定で保存期間を決められる（た）ようです。
今回あれこれ調べてみたところ、この標準メールアプリについて「一定期間を過ぎると勝手に消えてしまうので、消えたら困るものは保存しておきましょう」みたいに書いてある記事もありました。
自分では覚えていませんが、セットアップするときに、勝手に消えたら困ると言われたので、ずっと保存するように設定したのでしょう。
「削除」しただけでは消えない
その元上司は、受信メールに関してはこまめに保存したり消したりしていたつもりのようですが、送信済みメールについては全然気にしていなかったようです。また、消したつもりが「削除済みアイテム（ゴミ箱）」にずっと残っていたことにも気づいていなかったようで。
今回ようやく、サーバー圧迫の犯人が「送信済みメール」だと判明したので、その元上司に「送信箱の中身をチェックして、必要なものがあれば今のうちに保存してください。近々全部こっちで消します」と宣言しました。
メール送受信そのものはGmailに移行してもらったし、これでもう二度とメールのトラブルはないだろうと思っています。本当なら、転送アドレスに変更してしまいたいくらいです。
Windows標準の「メール」はオススメしません
Windows標準のメールアプリ、PCで使う人にはマジオススメしません。
ここまで書いてきたように「サーバーと同期する」という仕様のため、いわゆる「引っ越し」ができません。もしも、サーバーを移転することになった場合、メールサーバーの仕様が違えば、うまく移動できずに全部消えてしまう恐れがあります。残してあるメールが多ければ多いほど、リスクが高いです。ローカルもしくはクラウド上に保存してサーバーから消すタイプの方が使い勝手が良いと思います。
ThunderbirdやGmailに切り替えましょう。有料アプリでも良いでしょう（Becky!とか秀丸とか）。とにかく、Windowsの「メール」はダメダメです。
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