PCからFAX送信したいけど、アドレス帳が取り込めない(リコー複合機)

先日の「スクショ推奨」記事で書いていた、「ググッて解決できなかった話」です。

トラブルの解決法を説明するのに欠かせないスクショ。手軽にこまめに撮りましょう。

FAXの一斉送信をしたい

職場ではリコーの複合機を使っています。普段、FAXは本体から直接、登録先を選んで送るか、番号を打ち込んで送っています。

ところが、先日クライアントPCが一台ウィルス感染してしまったため、その注意喚起のFAXを取引先に一斉送信したいと相談されました。
公式サイトには書いたのですが、取引先はそんなもの見ませんし、その後もうっかり添付ファイルを開いて感染する、という話が後を絶たなかったようです。

だったら、せっかくPCからFAX送れるのだし、アドレス帳をPCに読みこんで、そちらから一斉送信したほうが楽じゃない?、ということになりました。

PC FAXのドライバーを最新版にして、アドレス帳を取り込み

私自身は以前からPC FAX Genericというドライバーを入れてあったので、何度も使っていたのですが、今回使っていなかった人のPCにインストールするので、最新版をダウンロードしました。

そして、アドレス帳も以前取り込んだ時から少し追加されているであろうと思い、ドライバーに付属のMFPアドレス帳取得ツールを使って、複合機からデータを取り込むまではうまくいきました。やり方はこちらです。

複合機に登録されたファクス宛先をパソコンに保存する方法について知りたい(MFPアドレス帳取得ツール)。

よくあるご質問 -FAQ-(リコー公式サイト)
【リコー公式サイト】

そして、できたcsvファイルを、今度は「あて先表編集ツール」を使ってあて先表形式(.rfa)のファイルに変更するのですが、ここでつまづいてしまいました。

あて先帳編集ツールが使えない!

まずは、公式サイトに出ているやり方です。

【リコー公式サイト】

FAQの通りにやっても「形式が違います」のようなメッセージが出て先に進みません。

また、FAX送信画面から以前のアドレス帳を呼び出そうとしてもできません。
もちろん、ネット上の情報は片端から調べて、同じ状況がないか探したのですが、見つけることができませんでした。

ここで行き詰まってしまいました。

この後、最新版がいけないのかと思って、ダウンロードページにあった前のバージョンのドライバをインストールし直してみたのですが、それでもダメ。

結局、リコーのサポートに電話してみました。

電話サポートで解決

電話サポートの方に状況を說明したところ、しばらくして折返し電話がかかってきました。
担当の男性は、順を追って的確に說明してくれました。

つまづいていたのは、「あて先帳編集ツール」を使って、取り込んだcsvファイルをPC FAXで使える形式に変換する部分です。

「あて先帳編集ツール」で、「取り込み」を選択し、取り込んだcsvファイルを選ぶと、そこで「形式が違います。作成しますか?」のようなメッセージが出ていました(うろ覚えなので実際のメッセージとは違います)。

その「作成しますか?」が出たときに、ファイル名を入力するダイアログボックスで、適当なファイル名(aでも1でもfileでも何でも良いみたいです)を入れて新しいcsvファイルを作ると、突然道がひらけました。

そこをクリアすると、上記リンク先のFAQの通りに作業を進めることができるようになるのです。その後は何をやってもつまづくことはありません。(なので、後でスクショを撮ろうと思ってもできないのです…)。

そこで作ったダミーのcsvファイルは空っぽで、実際には今回取り込んだcsvファイルを選ぶのですが、直接選ぶとエラーになっていたのに、ダミーを作っただけで選べるようになるとか、聞かなければ絶対にわかりませんでした。

それこそ、昔の記事のタイトルですが「疑問はその場で解決しましょう」というやつです。

職場で、ある配布用資料の修正をお願いされました。 資料と言っても、すでに印刷されたものしかないので、スキャンされた画像になっており(tif...

今回のPC FAXの件は、私が探した限りでは、ネット上で見つからなかった解決法なので、覚書としてここに載せておきます。自分がまたつまづくかもしれませんし、誰かがどこかで探しているかもしれませんから。


スクリーンショットをこまめに撮りましょう

以前からPCやネット関係の話をよく書いていますが、その理由は、「自分がまた同じトラブルに見舞われるかもしれないから」です。

実際、「これ、前にもあったけどどうやって対処したっけ?」と、断片的に記録していると探すのに苦労してしまいます。結局ググッたりして。

個人のことなら別にそれでも良いのですが、仕事のこととなると、今度は自分以外わからないでは困るので、やはり情報は集約しておく必要があります。

ググッても出てこないことについては、ここでブログに書くことで、自分もあとで思い出しやすいですし、会社の人のみならず、画面の向こうの知らない人の役に立つことがあるかもしれないと思っています。

実際に自分自身がネット上の情報に助けられたことは数しれず…。

だったら、ネットで見つからなかった情報は共有すべき、と思っているのです。これぞ集合知。

実は今回もそんな事案があったので書こうと思っているのですが、書き始めて愕然としたことがあります。

スクリーンショットを撮ってない…。

実はこれ致命的。正確なメッセージが思い出せないじゃないですか!

ネット上の情報はたいてい、皆さんちゃんとスクショを載せて丁寧に解説してくださっています。そうじゃないとわかりづらいですもんね。

とりあえず、今回はスクショ無しで頑張って書いてみますが、今後のために、なにかトラブったらまずスクショを撮ることを心がけたいと思います。

さてそのスクショ。iPhoneやiPadなら簡単ですが(あ、ホームボタンないタイプはわかりません…。自分のは「電源+ホームボタンの同時押し)、PCだと結構ややこしいですよね。

prc sc(プリントスクリーン)ボタン単独、またはAltキーと同時押し(この場合はアクティブウィンドウのみ)でクリップボードに保存されるので、それを画像処理ソフト(ペイントとか)で開いて保存、と手間がかかります。

クリップボードは基本一回で上書きされますので、そういう意味では全然お手軽ではありません。

そこで、お手軽に自動保存する方法はないかと探したところ、Microsoft OneDriveを常駐させておけば、OneDriveの設定で、ワンタッチでスクリーンショットが保存できるようになることがわかりました。(画像はタスクトレイの雲のアイコンを右クリックして出てくる「設定」の画面)。

なおOneDriveのサイトは↓。

OneDrive に無料でサインアップして、安全なクラウド ストレージを使用すれば、写真をオンラインで保存し、デバイス間での編集やファイル共有ができます。オフライン アクセスにも対応しています。

とにかく、画面メモが必要と思ったらとりあえずスクショ。自動保存されるので、あとで取捨選択すれば良いですからね。

今後のために、肝に銘じておこうと思います。


今年のスターナイトは「オンラインハマスタ」参戦でした

先月末にツイートしたのですが、毎年恒例「YOKOHAMA STAR☆NIGHT Supported by 横浜銀行」、今年は入場制限がきつく、各日5000名ということで、みごとに抽選に外れました。

一人ひとりが星のように輝いて チームも、街も元気になる。そんな場所をみんなで創りたい。毎年恒例の横浜・夏の一大イベントスターナイト

まぁ、例年30000人のときでも滅多に当たらないプラチナチケットなので、今年は無理とわかっていました。

でも、スペシャルユニフォームだけはできたら欲しい(でも、ショップでちゃんとしたレプリカを買うほどではないんですよね…)、ということで、何かないかと思っていたら、こんな企画が発表されまして。

「 オンラインハマスタ YOKOHAMA STAR☆NIGHT 2020」

ユニフォーム付きで、試合はZoomを使ってOBのスペシャル解説ありで観られる、ってやつです。オンラインだからいくらでもOKなのかと思ったら、意外に先着順数量限定だったようなので、慌てて申し込みましたよ。

そして、試合前日、コンビニでユニフォームを受け取り、夕方からZoomをスタンバイ。Zoomのアドレスはメールで送られてきます。

今年のスターナイト限定レプリカユニフォーム

今回は時間的に夕食の支度しながらだったりもしたので、PCではなくiPadで参加しました。

テレビだとオープニングムービーに間に合わないので、そこから観られるのも良いですね。

iPad版のZoomはカメラやマイクのスイッチがよくわからなかったので、本来ならイニング間のハマスタビジョンへの応援歌参加等できるのですが、そこには手を挙げず、観るだけにしておきました。

しかし、今回オンラインハマスタに参戦して初めて知った衝撃の事実があります。

実はテレビはリアルタイムではない!

途中でZoom画面を観ながらテレビ(TVKまたはCSのTBSチャンネル2/どちらもCATV経由)をつけてみたのですが、なんとZoom画面の方が試合進行が2~3秒早いのです。

ネット配信で試合を観ることは結構あるのですが(ニコ生・JCOMオンデマンド・DAZN・スポナビライブ)、テレビよりネット配信が早いなんてことはまずありません。ヘタをすると数分単位で遅れます。

でも、今回のZoomは明らかに早い。ピッチャーの投球がキャッチャーミットに収まる頃、テレビの方でピッチャーが投げ始めます。

いや驚きました。つまり、テレビはディレイなんですね。時報なんて当てにならないということです。

確かに、地上波がデジタルになったときに、時報が正確でなくなるという話がありましたが、それを実感する出来事でした。

逆に言うと、Zoomって本当に早いんですね。びっくりです。

さて、肝心の試合ですが、内容はまぁなかなかなジェットコースターでした。序盤に7点取られて一方的かと思ったら6回に一気に追いつくという展開。昨年同じ頃に現地で7点差をひっくり返してサヨナラ勝ちした試合を観ましたが、昨夜は同点止まりで残念。
それでも、めったに見られない1イニング7点という釣瓶撃ちを観られたので良かったです。

オンラインハマスタでは、解説の多村さんのサインボールプレゼントの抽選があったり、途中途中のイベント(応援歌を歌うとか)で参加者を募ったり、多村さんやゲストの方に直接の質問タイムがあったりと、Zoomならではの企画もたくさんあって、とても良かったです。

スターマンとキララ(これは公開OKだそうです)

あと、カメラがたくさんあって、テレビでは見られないブルペンの映像なんかも見られて(なので、テレビや現地の人たちより一足先に、次は誰が準備しているかわかりました)、ちょっとトクした気分でした。

今年は球場に足を運ぶのは難しいと思われるので、「オンラインハマスタ」、なかなかおすすめです。私も在宅予定の日に企画されるようなら、また申し込んでみたいと思いました。