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職場のメールをGmailに変更しました

これまでは「秀丸メール」を愛用

仕事で使っているメールは、長いこと、「秀丸メール」で管理していました。

元々、テキストエディタ「秀丸」を愛用していたので、秀丸にシェアフィーを払っていれば無料ということ、メールエディタも秀丸なので使いやすいこと、複数アカウントを管理しやすいことなど、理由はいろいろあって、特に不都合もなかったので使い続けてきたのでした。

環境が変わって使いづらくなった

ところが、最近になって不都合が生じてしまいました。

数年前に会社のPCを買い替えた時、ストレージが256GBのSSDのみになり、基本的にデータはファイルサーバーで管理することになりました。その時はネットワークドライブを設定し、メールデータをサーバーに置くことで特に問題になりませんでした。

問題は、昨年からそのファイルサーバーをクラウドストレージに置き換えるようになったことです。

秀丸メールは、データフォルダをクラウドに置くことができません。いや、Dropboxのようにローカルと同期するような形ならいいみたいですが、クラウドのみ、という使い方は難しいです。

なので、ローカルストレージ容量が小さい現在の環境で使い続けると、メールを溜め込むことがほぼできません。仕事で使っているメールなので、時には古いメールを参照しないといけないこともあり、気軽に保存できない環境はちょっとイヤだなと思うようになりました。

私の場合、個人のアドレスだけでなく、会社の代表アドレスの管理もしているので、ある程度保存しておくのは必須ということで、別の方法を考えることにしました。

Gmailを使うことにした(エックスサーバー)

そこで、プライベートでも使っているGmailを、会社のアカウントでも使うことにしました。もちろん、Gmailアカウントは私用とは分けています。

アカウントを新しく取得し、早速追加しようと思ったのですが、プライベートで設定したのはかなり前なのでやり方をすっかり忘れていました。おまけにサーバー会社も違います。

なので、サーバー側にマニュアルがあるのではと思い、探してみたらちゃんとありました。

エックスサーバーは他社のメールと設定方法がかなり違うようです。でも、ステップbyステップで教えてくれるのでなんとかなりました。このくらい親切なマニュアルがあると、迷わなくて良いですね。

古い設定をコピーしたら不具合が

最初、POPサーバー情報を今までの秀丸メールからコピーしたら、エラーが出て先に進みませんでした。なので、サーバーサポートに質問を送ったところ、

恐れ入りますが、POPサーバーやSMTPサーバーに正しく【svXXX.xserver.jp】を入力されているか、再度ご確認くださいますようお願いいたします。

というお返事をいただきました(「XXX」はきちんと数字が入っていました)。

確かに、それじゃないもの(****.xsrv.jp)を入れていました。これは、導入初期の頃にもらったサーバー情報で、秀丸メールはそれで通っていたのですが、今は違うようです。現在のサーバー情報を確認したら上記のものになっていて、今まで使っていたものはどこにも載っていませんでした…。

長年使っていると、いろいろ変わってきますね。たまにはチェックしないといけないかもしれません。

転送設定でつまづく

そんな訳で、無事に職場のメールアカウント2つをGmailに設定し、受け取れるようになりました。

ところがそこでもう一つ問題発生。

代表アカウントに来るメールのうち、確実に社長に転送しなくてはいけないものがいくつかあり、それは手動で転送するのも面倒なので自動転送設定をしていました。改めて設定しようと思ったら、Gmailは転送先アドレスに確認メールが送られるのですね。まぁ、相手の許可を取らないとできないのはある意味親切設計なのだと思いますが、たまたまその場に社長はいなかったのでちょっと焦りました。

その後社長が戻ってきたので確認コードを教えていただき、事なきを得ました。

設定完了して

これでもういちいちメールを取っておくかどうか、悩む必要がなくなりました。さすがに、テキストメールがほとんどなので、15GBもあったら基本的には問題ないですね。大きな添付ファイルがたくさんあると多少膨らむかもしれませんが、現状添付ファイル撲滅を目指して、相手先にもクラウドに直接アップロードをお願いし、着々と減っています。たぶん、パンクすることは無いと思われます。

それぞれ、宛先ごとにラベルを付けて管理すれば特に混乱もありませんし、何より、ここのところ大量に送られてくる詐欺メールがほぼ自動的に迷惑メールに振り分けられるのはありがたいです。

返信設定も、「受信したアカウントから返信」にしたので、返信したときの相手の混乱もないと思われます。

一つ問題があるとすれば、Gmailのデフォルトがプライベートアカウントなので、いちいち切り替えないといけないくらいでしょうか。まぁ、プライベートなメールはスマホでチェックできるので、仕事中は職場アカウントを表示しておけばOKですね。

これで、秀丸メールに溜まっていたログはそのままクラウドに投げて、秀丸メールのフォルダ設定をクラウドにした上で、送受信を一切しなければ参照だけはできるようになりました。本当に古いログは結構消してしまっていたのですが、今残っているものはこのまま残して見ることができます。ひと安心です。

これで、職場のメールも一元管理ができるようになっていろいろ気が楽になりました。

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