PCからFAX送信したいけど、アドレス帳が取り込めない(リコー複合機)

先日の「スクショ推奨」記事で書いていた、「ググッて解決できなかった話」です。

トラブルの解決法を説明するのに欠かせないスクショ。手軽にこまめに撮りましょう。

FAXの一斉送信をしたい

職場ではリコーの複合機を使っています。普段、FAXは本体から直接、登録先を選んで送るか、番号を打ち込んで送っています。

ところが、先日クライアントPCが一台ウィルス感染してしまったため、その注意喚起のFAXを取引先に一斉送信したいと相談されました。
公式サイトには書いたのですが、取引先はそんなもの見ませんし、その後もうっかり添付ファイルを開いて感染する、という話が後を絶たなかったようです。

だったら、せっかくPCからFAX送れるのだし、アドレス帳をPCに読みこんで、そちらから一斉送信したほうが楽じゃない?、ということになりました。

PC FAXのドライバーを最新版にして、アドレス帳を取り込み

私自身は以前からPC FAX Genericというドライバーを入れてあったので、何度も使っていたのですが、今回使っていなかった人のPCにインストールするので、最新版をダウンロードしました。

そして、アドレス帳も以前取り込んだ時から少し追加されているであろうと思い、ドライバーに付属のMFPアドレス帳取得ツールを使って、複合機からデータを取り込むまではうまくいきました。やり方はこちらです。

複合機に登録されたファクス宛先をパソコンに保存する方法について知りたい(MFPアドレス帳取得ツール)。

よくあるご質問 -FAQ-(リコー公式サイト)
【リコー公式サイト】

そして、できたcsvファイルを、今度は「あて先表編集ツール」を使ってあて先表形式(.rfa)のファイルに変更するのですが、ここでつまづいてしまいました。

あて先帳編集ツールが使えない!

まずは、公式サイトに出ているやり方です。

【リコー公式サイト】

FAQの通りにやっても「形式が違います」のようなメッセージが出て先に進みません。

また、FAX送信画面から以前のアドレス帳を呼び出そうとしてもできません。
もちろん、ネット上の情報は片端から調べて、同じ状況がないか探したのですが、見つけることができませんでした。

ここで行き詰まってしまいました。

この後、最新版がいけないのかと思って、ダウンロードページにあった前のバージョンのドライバをインストールし直してみたのですが、それでもダメ。

結局、リコーのサポートに電話してみました。

電話サポートで解決

電話サポートの方に状況を說明したところ、しばらくして折返し電話がかかってきました。
担当の男性は、順を追って的確に說明してくれました。

つまづいていたのは、「あて先帳編集ツール」を使って、取り込んだcsvファイルをPC FAXで使える形式に変換する部分です。

「あて先帳編集ツール」で、「取り込み」を選択し、取り込んだcsvファイルを選ぶと、そこで「形式が違います。作成しますか?」のようなメッセージが出ていました(うろ覚えなので実際のメッセージとは違います)。

その「作成しますか?」が出たときに、ファイル名を入力するダイアログボックスで、適当なファイル名(aでも1でもfileでも何でも良いみたいです)を入れて新しいcsvファイルを作ると、突然道がひらけました。

そこをクリアすると、上記リンク先のFAQの通りに作業を進めることができるようになるのです。その後は何をやってもつまづくことはありません。(なので、後でスクショを撮ろうと思ってもできないのです…)。

そこで作ったダミーのcsvファイルは空っぽで、実際には今回取り込んだcsvファイルを選ぶのですが、直接選ぶとエラーになっていたのに、ダミーを作っただけで選べるようになるとか、聞かなければ絶対にわかりませんでした。

それこそ、昔の記事のタイトルですが「疑問はその場で解決しましょう」というやつです。

職場で、ある配布用資料の修正をお願いされました。 資料と言っても、すでに印刷されたものしかないので、スキャンされた画像になっており(tif...

今回のPC FAXの件は、私が探した限りでは、ネット上で見つからなかった解決法なので、覚書としてここに載せておきます。自分がまたつまづくかもしれませんし、誰かがどこかで探しているかもしれませんから。